Текстовые и табличные процессоры. Реферат: Табличные процессоры

1.5 Обзор наиболее популярных табличных процессоров

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

1.5.1 Quattro Pro

Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS программа Quattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любую вычислительную систему – от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512 Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью.

В новой версии в верхней части экрана находится программируемое “быстрое меню”, один из пунктов которого позволяет переключаться между графическим и текстовым режимами.

Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств:

Удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме;

Многооконный режим работы;

Доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД;

Хорошее качество печати входных документов;

Легкость создания программы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных программ и т.д.

Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ; результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенных функций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции. Новыми для данной версии является поддержка дополнительных библиотек @-функций, разработанных независимыми поставщиками. Данный пакет включает программы линейного и нелинейного программирования. Оптимизационную модель можно записать на рабочий лист и работать с нею. Кроме обычных команд работы с базами данных, Quattro Pro умеет читать внешние Базы в форматах Paradox, dBase и Reflex, и искать в них нужную информацию.

1.5.2 SuperCalc

SuperCalc – это один из пакетов прикладных программ. Основное применение SuperCalc – выполнение расчетов. Однако в силу своей гибкости он позволяет решать большинство финансовых и административных задач:

Прогнозирование продаж, роста доходов;

Анализ процентных ставок и налогов;

Учет денежных чеков;

Подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц;

Бюджетные и статистические расчеты;

Объединение таблиц;

Сметные калькуляции.

SuperCalc выполняет арифметические, статистические, логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков, облегчая тем самым труд пользователя.

Таблицы SuperCalc могут иметь до 9999 строк и до 127 столбцов. Строки идентифицируются числами от 1 до 9999, а столбцы буквами от A до DW.

По умолчанию в памяти ЭВМ резервируется место для 2000 строк и 127 столбцов.

Ширина каждого столбца по умолчанию устанавливается равной 9 печатным позициям, но можно установить любую ширину столбца, внеся специальную команду. На экране существует активная клетка, которая всегда подсвечивается.

Такая подсветка называется табличным курсором, который можно перемещать с помощью клавиатуры.

На экране дисплея в каждый момент можно наблюдать только 20 строк таблицы и 8 столбцов стандартной ширины.

Под двадцатой строкой размещаются так называемые служебные строки:

1 – строка состояния (STATUS LINE), где автоматически отображаются содержимое, координаты активной клетки и др.

2 – строка подсказки (PROMPT LINE), Где высвечивается информация об ошибках

3 – строка ввода (ENTRY LINE), где высвечиваются символы, набираемые на клавиатуре.

4 – строка помощи (HELP LINE). Она показывает назначение отдельных клавиш на клавиатуре ЭВМ.

При работе в SuperCalc выделяют три основных режима работы:

Режим электронной таблицы. Здесь активен только табличный курсор. Редактирующий курсор неподвижен и находится в исходной позиции строки ввода.

Режим ввода. Он устанавливается автоматически, с началом работы на клавиатуре.

Командный режим устанавливается несколькими способами. Наиболее распространенный способ – перед набором команды нажимается команда с символом “\”.

1.5.3 OpenOffice Calc

Электронные таблицы OpenOffice Calc обладают на данный момент наибольшими возможностями среди всех свободно распространяемых программ подобного класса. Эта программа является частью проекта OpenOffice, целью которого является предоставить пользователю аналог коммерческого продукта Microsoft Office, и практически неотличима от MS Excel по функциональности. Подробная встроенная документация и удобная система справки позволяют пользователю быстро освоить все особенности работы с данным программным продуктом.

Запуск OpenOffice Calc осуществляется командой soffice. После старта программы в меню Файл следует выбрать пункт Открыть, если вы собираетесь редактировать уже существующий файл, или в пункте Создать выбрать опцию Документ электронной таблицы. Рабочая книга по умолчанию содержит 3 листа, но если количество листов в книге или их название вас не устраивает, то вы можете легко добавить, удалить или переименовать их. Двойной щелчок в области заголовков листов книги приводит к появлению меню, позволяющему выполнить указанные операции.

Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т. д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электронными таблицами.

OpenOffice Calc может размешать в ячейках своих таблиц числа (используя запятую для отделения дробной части), формулы и текст. К каждой ячейке может быть добавлен комментарий (меню Вставка, пункт Примечания), который автоматически отображается при подведении курсора к ячейке (если в меню Справка включена опция Подсказка). О наличии комментария свидетельствует небольшой красный квадратик в верхнем правом углу ячейки. В контекстном меню можно отметить пункт Показать примечания для постоянного их отображения. Щелчок в поле комментария позволяет приступить к его редактированию.

Форматирование данных и ячеек

При создании практически любого документа в той или иной форме используется форматирование. Электронные таблицы не являются исключениями и любая программа для их создания поддерживает возможности форматирования. Особенностью этой программы является как возможность использования изначально заданных форматов, так и создания своих собственных стилей ячеек.

Для того чтобы приступить к форматированию ячейки или ячеек их следует выделить, затем с помощью пункта Ячейка... из меню Формат или пункта Формат ячеек контекстного меню открыть окно Атрибуты ячейки, которое содержит вкладки, позволяющие задать параметры форматирования. На вкладке Числа можно выбрать формат числа. С помощью вкладки Шрифт можно установить тип, размер и цвет шрифта.

Рассмотрим несколько поподробнее вкладку Выравнивание. Она предназначена для управления выравниванием содержимого ячейки. Кроме того, здесь устанавливается расстояние от линий сетки и направление письма. Переключатели По горизонтали и По вертикали позволяют задать выравнивание содержимого ячейки в горизонтальном и вертикальном направлении.

Если переключатель По горизонтали установлен в режим Стандарт, то используются стандартные правила выравнивания: числа выравниваются по правому краю, а текст – по левому.

Круглая кнопка позволяет при помощи мыши плавно изменять угол наклона письма. Вертикальная кнопка устанавливает отображение содержимого ячейки по вертикали, как бы в столбик.

Если указана опция Разрыв строки, то будет разрешен автоматический разрыв строки на краю ячейки. Отметим, что нажатие комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также приведет к разрыву строки.

При работе с ячейками электронной таблицы, также как и с текстовыми документами, можно использовать как жесткое, так и мягкое форматирование: либо непосредственно в ячейке задать определенный размер шрифта, либо создать стиль с необходимым размером шрифта и применить его к ячейке. Для документов, с которыми приходится работать часто, и которые при этом должны выглядеть одинаково, рекомендуется применять мягкое форматирование, т. е. воспользоваться стилем, а при работе с документами, которые необходимо только быстро напечатать, допустимо применение жесткого форматирования. Стили ячеек обеспечивают особое удобство и позволяют получать некоторые интересные эффекты.

OpenOffice Calc позволяет применять стили ячеек как в ручном режиме, так и автоматически – в зависимости от определенных условий. Если вы хотите особым образом выделить некоторые данные в таблице, например, все значения выше среднего выделить зеленым цветом, а значения ниже среднего – красным, то желаемого результата довольно просто достичь при помощи условного форматирования. Есть две возможности связать автоматическое присвоение формата ячейки с некоторыми условиями.

Первая из них – присвоение формата формулой. Функция СТИЛЬ может быть добавлена к существующей формуле в ячейке. Таким образом, вместе с функцией ТЕКУЩ вы можете задать, например, цвет ячейки в зависимости от значения. Использование формулы =...+СТИЛЬ(ЕСЛИ(ТЕКУЩ() >3; «красный»; «зеленый»)) вызывает окрашивание ячейки в красный цвет, если значение больше 3, и назначает стиль с именем «зеленый» в ином случае (разумеется, если указанные стили определены).

Другая возможность – использование условного формата. При помощи пункта Условное форматирование из меню Формат в диалоге допускается задание до трех условий, которые должны быть выполнены, чтобы ячейка или группа выделенных ячеек получила определенный формат. При изменении данных стили форматирования будут изменяться автоматически.

При задании формул наряду с основными арифметическими операциями, OpenOffice Calc предоставляет множество специальных функций, которые можно ввести в интерактивном режиме при помощи Автопилота функций. OpenOffice Calc поддерживает, в частности, многие статистические методы: от регрессионных расчетов до доверительных интервалов. Особенно интересна возможность изменять отдельные параметры в вычислениях, зависящих от многих факторов, и прослеживать, как это влияет на результат. Это так называемые расчеты «что было бы, если». Например, при расчете кредита путем простого изменения периода, процентной ставки или сумм выплаты можно сразу же увидеть, как изменяются остальные факторы.

Как и все другие средства работы с электронными таблицами, OpenOffice Calc позволяет использовать относительные и абсолютные ссылки. Перед каждым значением, которое должно использоваться как абсолютное, ставится знак доллара $. Для превращения текущей ссылки, в которой находится курсор в строке ввода, из относительной в абсолютную и наоборот, следует использовать комбинацию клавиш Shift+F4.

Практически все функции (за исключением математических и некоторых статистических) в программе OpenOffice Calc локализованы, т. е. используют русскоязычные имена. К таковым относятся и все функции из раздела Дата&Время (однако функция ПАСХАЛЬНОЕВОСКРЕСЕНЬЕ() определяет дату католической, а не православной Пасхи).

Для ввода функций в ячейку можно воспользоваться мастером функций. Выберите ячейку, в которую надо ввести функцию, и нажмите кнопку , которая находится на панели инструментов, или выберите команду Функция... из меню Вставка. Перед вами появится окно Автопилот функций, в котором надо выделить функцию и нажать кнопку Далее>> или OK, после чего появится окно ввода аргументов выбранной функции. Функцию можно вводить не только с помощью мастера функций, но и вручную, если вы помните, как она называется и сколько у нее параметров.

Для задания суммы чисел, находящихся в столбце или строке следует использовать кнопку . В ячейке появится формула вида =СУММ(...). Программа пытается догадаться, каков интервал суммирования. Если вас не устраивает предложенный диапазон, то выделите левой кнопкой мыши требуемую область ячеек так, чтобы вокруг нее появилась красная рамка. То же самое можно сделать и вручную, указав диапазон ячеек в строке формул. Отметим, что пустые ячейки при суммировании трактуются как содержащие нулевые значения.

Познакомимся поподробнее с функцией ДАТА, обеспечивающей ввод дат в электронную таблицу. OpenOffice Calc хранит такие данные в виде чисел, но отображает в ячейке в формате даты, выравнивая их (аналогично числам) по правому краю. Конечно, можно отформатировать ячейку, содержащую дату, и в числовом формате. Синтаксис функции – ДАТА(Год; Месяц; День). Год – целое число от 1600 до 3000, при вводе от 0 до 29 добавляется 2000, а при вводе числа от 30 до 99 – 1900. Месяц – число от 1 до 12, задающее номер месяца. День – число от 1 до 31, которое устанавливает день месяца. Когда значения месяца и дня больше допустимых, они пересчитываются на следующую позицию (год, месяц) с переполнением. Формула =ДАТА(00;12;31) дает 31.12.2000, а при вводе =ДАТА(00;13;31) получится дата 31.01.2001.

В программе OpenOffice Calc можно просто ввести даты в формате «месяц.число.год» (без указания кавычек, иначе ввод будет интерпретирован как текст), например, «5.17.2» для 17 мая 2002 года. В этом случае любой ввод со значениями, выходящими за границы допустимых, трактуется не как дата, а как текст. Функция ТДАТА() возвращает дату и время в соответствии с системным временем компьютера, которые обновляются при каждом пересчете документа.

Для того чтобы задать имя области (ячейки), необходимо эту область сначала выделить и с помощью пункта Имена – Задать меню Вставка (или при помощи комбинации клавиш Ctrl+F3) вызвать диалоговое окно Присвоить имя. Имя должно начинаться с буквы, отличаться от стандартных имен ячеек и не может содержать пробелов. После ввода имени следует нажать кнопку Добавить. В этом же диалоге можно задать имена других областей, введя сначала имя, а затем выделив ячейки листа, которые должны получить это имя. В нем можно присвоить имена даже часто используемым формулам или элементам формул.

Мощным инструментом при работе с электронными таблицами является подбор параметра. С помощью этого инструмента можно узнать значение, которое при подстановке в формулу дает желаемый результат. Для того чтобы воспользоваться подбором параметра нужно иметь формулу с несколькими постоянными значениями и одним переменным.

Диаграммы

Все рассмотренные нами программы подготовки электронных таблиц в той или иной степени могут отображать результаты расчетов в виде диаграмм. Однако ни одна из них не может на данный момент сравниться с программой OpenOffice Calc, предлагающей богатый выбор различных типов диаграмм, из которых можно выбрать наиболее подходящие для демонстрации структуры ваших данных.

Для представления данных в виде диаграммы их следует предварительно выделить (вместе с заголовками, если таковые имеются), после чего из меню Вставка выбрать пункт Диаграмма. В открывшимся окне Автоформат диаграммы нужно выполнить ряд действий, позволяющий выбрать тип диаграммы, указать расположение рядов данных, задать заголовок диаграммы, наименование осей и т. д. Если требуется вставить диаграмму в документ, состоящий из нескольких таблиц, то можно установить, в какую таблицу должна быть вставлена диаграмма. После заполнения нужных полей нажмите на клавишу Готово и диаграмма будет размещена на листе.

Заметим, что при составлении диаграмм допускается многократное выделение, т. е. выделенные данные не обязаны располагаться в таблице в виде непрерывной области. Многократное выделение осуществляется при нажатой клавише Ctrl. Если вы используете многократное выделение, то убедитесь, что этот набор разрозненных ячеек целесообразно использовать для составления диаграммы.

OpenOffice Calc позволяет изменять отдельные элементы диаграммы. Выделение диаграммы или ее части осуществляется щелчком мыши, при этом появляются восемь зеленых квадратиков, расположенных по периметру.

Курсор, попадая в выделенную таким образом область, приобретает вид крестика. Нажатие на левую кнопку мыши позволяет перемещать выделенный объект. Для удаления выделенного объекта выберите из контекстного меню пункт Вырезать.

Щелчок правой кнопкой мыши приводит к появлению меню форматирования диаграммы, пункты которого позволят откорректировать вид практически любой части диаграммы: установить границы диапазонов на осях диаграммы и масштаб, изменить прозрачность области диаграммы, задать какой–либо фон, управлять отображением сетки и многое другое.

Если вы поместили диаграмму на задний план электронной таблицы, то выделить ее просто щелчком мыши уже не удастся.

Откройте панель Функции рисования и выберите инструмент Выделение. Теперь щелчком выделите диаграмму.

При создании линейчатых диаграмм (графиков) допускается использование различных символов, которые могут быть выбраны из файлов с рисунками или из так называемой Галереи. В ней содержится большое количество рисунков для оформления границ ячеек, фоновых изображений, маркеров и «трехмерных» объектов.

Тип диаграммы можно изменить в любой момент. В диалоге, который появится благодаря выделению диаграммы и вызову команды Формат – Тип диаграммы, представлены различные типы диаграмм.

Просмотрите в этом диалоге все типы диаграмм: двумерные (2–М) и трехмерные (3–М). В 3–М–диаграммах можно настроить направление освещения, окружающий свет и цветовой фильтр. Такие диаграммы можно вращать и наклонять при помощи мыши.

Ниже приведены четыре диаграммы, соответствующие одному и тому же набору данных, полученному в результате последнего корректного многократного выделением из рассмотренного выше примера.

Одна из них – цилиндрическая с глубиной, являющаяся разновидностью 3–М гистограммы. Для лучшего обзора она была немного повернута. Другая является обычной круговой 3–М диаграммой. Оставшиеся две относятся к виду 2–М диаграмм: линия с символами, полученными из Галереи, и гистограмма, использующая различные заливки и фон.

2. Microsoft Excel 2007

Прикладная программа Microsoft Excel 2007, которая является одним из компонентов Microsoft Office 2007, предназначена для работы с электронными таблицами данных. Excel часто называют табличным процессором.

Microsoft Office Excel – основной, в настоящее время, редактор, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализировать данные. Версия Microsoft Office Excel 2007, помимо новых возможностей, отличается еще и новым интерфейсом, а, следовательно, и новыми методами и приемами работы.

2.1 Новый интерфейс

Итак, Excel является приложением, которое имеет различные инструменты (меню и панели инструментов) для создания и обработки электронных таблиц. При запуске Excel на экране отображается окно приложения, в котором открывается новая чистая рабочая книга: Книга1, можно создавать книги и на основе шаблонов, встроенных в редактор.

Рабочая книга Excel состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы или удалить их из книги.

В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office для выполнения своей работы пользователи использовали систему меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Эта система работала хорошо, когда в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, система меню и панелей инструментов работает не так хорошо. Слишком много программных возможностей многим пользователям трудно найти.

При планировании выпуска системы 2007 Microsoft Office разработчиками была поставлена задача сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает им возможность более быстро получить лучшие результаты.

Целью переработки дизайна пользовательского интерфейса Office Fluent было упрощение для пользователей процедур поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области и, следовательно, отвлечение внимания пользователей для того, чтобы они могли больше времени и энергии тратить на свою работу

Книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

Если развернуть окно рабочей книги, то окно приложения с книгой будет иметь следующий вид (рис.2.1).

Рис. 2.1 Развернутое окно рабочей книги

Окно приложения Microsoft Excel 2007 состоит из основных областей:

1. Кнопки Office(см. Приложение А)

2. Панели быстрого запуска

3. Ленты (см. Приложение Б)

4. Строки формул

5. Рабочей книги с вложенными рабочими листами (электронными таблицами)

6. Строки состояния

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2007 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов. (рис. 2.2).

Рис.2.2 Лента

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя.

Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть- см. 2.3).

Рис.2.3 Панель быстрого доступа

Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна.

2.2 Вкладки

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.

Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик (см.рис.2.4).

Рис.2.4 Установка Вкладки «разработчик»

На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML(см. рис.2.5).

Рис.2.5 Вид вкладки «Разработчик»

Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим или при выделении объекта или установке на него курсора.

В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор, Макет и Формат.

Для вставки диаграммы как показано на рисунке 2.6, сначала выделяется область данных, затем во Вкладке ВСТАВКА выбирается тип диаграммы, после этого активизируется Вкладка РАБОТА С ДИАГРАММАМИ.

Рис.2.6 Вкладка РАБОТА С ДИАГРАММАМИ.

Элементы управления на лентах вкладок объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования.

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.

2.3 Новые дополнительные возможности Excel 2007, 2010

При больших объёмах обработки информации свою работу с данными в Microsoft Office Excel 2007, 2010 можно улучшить:

используя дополнительное расширение - новые утилиты в виде панели Excel 2007 можно существенно повысить свою производительность за счёт увеличения скорости и автоматизации:

Поиска данных, поиска повторов данных, самых встречающихся элементов, поиска отрицательных, максимальных значений, констант, счёта выделенных ячеек, строк, столбцов, импорта данных из других баз (в т.ч. из баз данных Access, *.dbf), экспорта данных в текстовые файлы, в т.ч. примечаний, извлечения чисел из текста, разбор текста из выбранных ячеек по колонкам;

Проверки и поиска ошибок по цепочке связанных формулами ячеек с указанием ячейки - первоисточника ошибки и всех ячеек получателей ошибки (поиск ошибки, а не просто просмотр связанных ячеек);

Преобразования формул в значения, чисел в текст, перевода ячеек в целом и слов в ячейках по отдельности, в т.ч. имён, реверс текстовых данных, контроль ячеек с текстом на предмет кодировки символов (рус.англ.), транслитерация;

Поиска ячеек с формулами, ячеек с формулами содержащими ссылки на другие источники: листы, а также на другие файлы, ячеек с пропущенными формулами независимо от цвета шрифта и цвета заливки фона;

Повышения скорости оформления табличных данных и заголовков таблиц;

Удаления двойных пробелов, удаления лишних строк, ячеек (раздельно) не содержащих данные, переноса строк, колонок одним движением, оценкой объёмов печати, управления печатью чётных, нечётных страниц, управления колонтитулами для печати, изменения регистра символов в выбранных ячейках, переноса слов в ячейках;

Автоматического составления на отдельном листе содержания файла по названиям листов с переходом по ссылкам на эти листы, сортировки листов книги;

Забыв пароль - работа с паролями листов, книг, файлов Excel (числовыми);

Непосредственная работа из Excel с Internet;

Применения новинки - синхронизации выделенного диапазона ячеек во всех листах книги;

Применения работы с цветом, звуком, скрытыми именами диапазонов ячеек;

Переписи на рабочий лист наименований файлов выбранных папок на дисках и т.д. и т.п.

Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel могли содержать пользовательские панели инструментов.

Все новые дополнительные пункты меню расположены в линейке меню в последовательности выполняемых действий. Называется новый дополнительный пункт главного меню "Надстройки"(см.рис.2.7).

При этом появляется дополнительный пункт (один) в главном меню и серия новых дополнительных пунктов в подменю (более 80 шт) открывающих дополнительные возможности.

Рис.2.7 Надстройки

Малоиспользуемые новые дополнительные пункты меню Excel 2007 можно убрать (с возможностью последующего восстановления) вручную (или все сразу одной кнопкой), выбрав тем самым наиболее подходящий вариант для удобной повседневной работы.

Новые дополнительные возможности представлены также и новыми функциями Excel 2007 Microsoft office:

Файловые функции, дисковые функции

Функции адресов электронной почты и гиперссылок

Функции чисел: миллионы, тысячи, случайные числа в указанном диапазоне, извлечения чисел из текстовых ячеек или извлечения только текста

Функции адресов и перечня адресов ячеек, диапазонов по условию

Функции формул

Функции шрифтов, размера строки, колонки, цвета

Функции поиска крайних значений, уникальных значений, примечаний

Функции определения типа объекта

Функции реверса, транслитерации текста, проверки кодировки русских символов.

Модифицированная формула поиска в таблице данных (ищет значение во всей таблице, а не только в первой колонке, находит указанное, а не обязательно первое вхождение данных в таблице, возвращает значение ячейки по найденной строке по указанному номеру столбца для вывода данных) функции сортировки и конкатенации значений указанных ячеек

функции звукового и цветового контроля за правильностью заполнения ячеек данными по установленному условию. Всего более 70 новых дополнительные функций Excel.

Все новые дополнительные возможности офисной программы доступны без всякой инсталляции, справочная информация прямо в файле, при желании справка может быть удалена в целях сокращения размера файла.

3. Использование возможностей Excel 2007 3.1 Анализ данных

Мощная программа Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц. Службы Excel Services и сервер Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечивают совместное использование и управление электронными таблицами, содержащими важную деловую информацию.

Ниже приведен пример анализа учета рабочего времени сотрудников офиса. В лист1 записаны коды и фамилии сотрудников, в лист2 расписаны рабочие время и занесены формулы подсчета количеств отработанных часов (Рис.3.1-3.2).

Рис.3.1 Лист1. Таблица подстановки

Рис.3.2 Лист 2. Анализ данных

В Office Excel 2007 стало проще выполнять анализ данных благодаря усовершенствованному созданию сводных таблиц, условному форматированию и полной поддержке служб аналитики SQL Server 2005 Analysis Services. Новые средства анализа данных и визуализации помогают выполнять анализ данных, выявлять тенденции, а также облегчают доступ к данным компании.

В состав Office Excel 2007 входит полностью переработанное средство создания диаграмм, которое помогает представлять результаты анализа в виде выразительных диаграмм. Построение диаграмм и работа с ними выполняется единообразно во всех приложениях, поскольку средство построения диаграмм Office Excel 2007 совместимо с программами Microsoft Office Word 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007.

3.2 Выпадающий список на листе Excel

Рассмотрим задачу: Необходимо сделать так, чтобы в одной из ячеек листа был выпадающий список с наименованиями, при выборе из которого, товар отображался бы рядом в виде фотографии: позволяющий выбирать изображение (например, фотографию товара).

Действия для решения поставленной задачи:

Шаг 1. Создаем список и даем ему имя

1) Создаем на Листе 1 мы каталог с фотографиями товаров, состоящий из двух столбцов (Модель и Фото) и шапки (рис. 3.3):

Рис.3.3 Список товаров с фотографиями

2) Теперь надо дать имя нашему списку, чтобы ссылаться на него в будущем. Идем в меню Вставка - Имя - Присвоить (Insert - Name - Define)(рис.3.4), вводим имя (например Фотоальбом) и в качестве адреса указываем:

СМЕЩ (Лист1!$A$1;1;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A:$A)-1;1)

Рис.3.4 Присвоение имени списку

Эта формула определяет последнюю занятую ячейку в столбце А и выдает на выходе диапазон с А2 до этой найденной ячейки. Такая относительно сложная конструкция нужна, чтобы впоследствии дописывать новые модели к нашему списку и не думать об исправлении диапазона. Если дописывать точно ничего не придется, то можете вместо ввода этой страшноватой формулы просто указать =A2:A5

Шаг 2. Выпадающий список для выбора модели

1) Перейдем на Лист 2 и создадим там ячейку с выпадающим списком для выбора пользователем модели телефона (пусть это будет A1). Выделяем ячейку и идем в меню Данные - Проверка (Data - Validation), далее в поле Допустимые значения выбираем Список, а в качестве Источника указываем наш Фотоальбом:

Рис.3.5 Сопоставление из списка

Шаг 3. Копируем фотографию

Перенесем первую фотографию из фотоальбома к выпадающему списку. Выделите ячейку с первой фотографией и, удерживая Shift, откройте меню Правка (рис.3.6). Там должен появиться невидимый ранее пункт Копировать рисунок:

Рис.3.6 Копировать рисунок

Копируем, переходим на Лист 2 к выпадающему списку и в любую пустую ячейку недалеко от него вставляем (меню Правка - Вставить).

СМЕЩ(Лист1!$B$2;ПОИСКПОЗ(выбор;Фотоальбом;0)-1;0;1;1)

Осталось выделить скопированную фотографию на Листе 2 и вписать в строку формул = Фото

и нажать Enter. Получим результат выбора из списка (рис.3.8)

Рис. 3.8 Результат выбора из списка

Заключение

Электронные таблицы в настоящее время стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы, благодаря наличию разнообразных инструментальных средств – табличных процессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбрать наиболее подходящий к данной задаче.

Электронные таблицы позволяет автоматизировать процесс обработки информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда пользователь все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для инженерно – технических работников все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции табличного процессора, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

Этим же объясняется широкое применение их в различных областях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационных систем, которые облегчают доступ пользователя к информации по практически любой области науки, техники, культуры, здравоохранения, обучения, а в будущем – к знаниям, накопленным человечеством за время его существования. Кроме того, табличные процессоры, как составная часть автоматизированных информационных систем применяются на производстве: в них вводится информация о ходе выполнения производственных заказов, о наличии инструментов, сырья и т.д. В деловой сфере, где постоянно обновляются сведения о товарах и фирмах, биржевая и банковская информация без таблиц и средств работы с ними так же не обойтись.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

Постоянное совершенствование имеющихся пакетов электронных таблиц, появление новых делают работу с данными все более и более простой, доступной для пользователя любой квалификации.

Новый Microsoft Office 2007 будет содержит множество новых функций, включая принципиально новый пользовательский интерфейс и новые форматы файлов на базе XML. Таблицы Office Excel 2007 могут содержать до миллиона строк и до 16 тысяч столбцов. тысяч столбцов.

Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц.

В последнее время стало возможным в табличных процессорах создание гипертекстовых ссылок в таблице с целью перехода в другие файлы, находящиеся на компьютере пользователя, в локальной сети или в сети Internet. Данные и диаграммы можно сохранить как отдельную Web – страницу или добавлять к существующей странице.

Таким образом, в данной выпускной работе были определены основные понятия табличного процессора, был сделан обзор популярным табличным процессором, исследованы и анализированы новые возможности MS Excel 2007. Приведены некоторые примеры, демонстрирующие новые возможносьти Excel 2007.

Глоссарий

		Определение
1.	Табли́чный проце́ссор	категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами.
2.	Абсолютная ссылка	ссылка на ячейку, не изменяющаяся при копировании формулы, например $A$1.
3.	Адрес ячейки (ссылка)	состоит из номра строки и названия столбца, на пересечении которых находится ячейка.
4.	Автофильтр	возможность наложить на столбец до двух условий отбора.
5.	Активная ячейка	та, в которой находится курсор, и только в нее можно вводить данные.
6.	Диаграмма	графическое представление данных.
7.	Диапазон	прямоугольная область ячеек.
8.	Книга	файл, объект обработки Microsoft Excel с произвольным именем и расширением xls. файл, используемый для обработки и хранения данных в Excel. В каждом файле размещается от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Каждый лист состоит из 65 536 строк и 256 столбцов.
9.	Маркер данных	столбик, закрашенная область, точка, сегмент или другой геометрический объект диаграммы, обозначающий точку данных или значение ячейки.
10.	Информационная технология	это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.
11.	Информационный процесс	это процесс, в результате которого осуществляется прием, передача (обмен), преобразование и использование информации.
12.	Информация	сведения об окружающем мире, которые повышают уровень осведомленности человека.
13.	Буфер обмена	область памяти для временного хранения объектов при выполнении операций копирования или перемещения.
14.	Вкладка	элемент управления диалогового окна или окна приложения, представляющий отдельную страницу. Содержит другие элементы управления.
15.	Главное (стартовое) меню	один из основных системных элементов управления Рабочего стола операционных систем Windows, предназначенный для быстрого доступа к приложениям и служебным функциям операционной системы. Вызывается щелчком на кнопке Пуск.
16.	Ярлык	указатель на объект.
17.	Рабочий стол	графическая среда, на которой отображаются объекты и элементы управления Windows.
18.	Окно	это сложный графический объект, осуществляющий взаимодействие программы с пользователем и другими программами.
19.	Контекстное меню	меню, содержащее команды, применимые к выбранному объекту. Вызывается щелчком правой кнопкой мыши на любом объекте Windows.
20.	Стиль	характерный вид, разновидность чего-либо, выражающаяся в каких-нибудь особенных признаках, свойствах художественного оформления.

Список использованной литературы

1. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office ХР. Офисное программирование. –М.: Русская редакция, 2004. –693 с.

2. Гарнаев А. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. –СПб.: БХВ–Петербург, 2002. –420 с.

3. Ефимова О.В., Морозов В.В., Угринович Н.Д. Курс компьютерной технологии с основами информатики. –М.: АБФ, ACT, 1999. –482 с.

4. Каратыгин С. и др. Базы данных: Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системы управления базами данных. Т.1 /Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. –М.: ABF, 1995. –533 с.

5. Ковальски С. Excel 2000 без проблем. – М.: Бином, 2000. –210 с.

6. Информатика: учебник. Курносов А.П., Кулев С.А., Улезько А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин С.В.: под ред. А.П. Курносова Воронеж, ВГАУ, 1997. –238 с.

7. Информатика: Учебник. /Под ред. Н.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика, 2002. –768 с.

8. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред, проф. образования / Э. В. Фуфаев, Л. И. Фуфаева. -М.: Издательский центр «Академия», 2004. –352 с.

9. Кронан Д. Microsoft Office Excel 2003 / Пер. c англ. Вереиной О.Б. - М.: НТ Пресс; Мн.: Харвест, 2005 – 224 с.

10. Егоренков А. Изучаем MS Office XP. Word XP для начинающих. Издательство "Лист", 2004, 288 с.

11. Егоренков А.А. Изучаем Microsoft Office XP: Word XP для начинающих. - М.: Лист Нью, 2004 - 288 с.

12. Шпак Ю.А. Microsoft Office 2003. Русская версия / Под ред. Ковтанюка Ю.С. - К.: Юниор, 2005 - 768 с.

13. Алекс Экслер. Microsoft Office 2003: Word, Excel, Outlook. Изд-во: НТ Пресс, 2005. - 176 с.

14. Программное обеспечение персонального компьютера. http://www.tspu.tula.ru/ivt/umr/po/lection.htm/.

15. Прохоров А. Н. Учебный курс Работа в современном офисе. http://www.intuit.ru/department/office/od/.

16. Работа с MS Excel. http://avanta.vvsu.ru/met_supply/381/Index.htm/.

17. Практикум по экономической информатике: Учебное пособие. Часть 1. /Под ред. Шуремова Е.Л., Тимаковой Н.А., Мамонтовой Е.А. – М.: Изд-во «Перспектива», 2000. – 300 c.

18. Карлберг К. Бизнес-анализ с помощью Excel 2000./ Пер.с англ.:- М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 480 с.

19. Попов А.А. Excel: практическое руководство. - М.: ДЕСС КОМ, 2001. – 301 с.

20. Microsoft Excel. Версия 2002. Шаг за шагом: Практ. пособие/ Пер. с англ. – М.: Издательство ЭКОМ, 2003. – 368 с.

21. Забиралов С.В., Киселев В.Г., Усков А.В. Word: шаг за шагом: Уч.-метод. пособие.- Н.Новгород: Изд. Нижегородского ун-та, 2005. – 85c.

22. Паненко И.Г. Офисные программы. Шаг за шагом. - М.: Эксмо, 2007. – 384 с.

23. Стоцкий Ю., Васильев А., Телина И. Office 2007. Самоучитель. – Спб.: Питер, 2007. – 524 с.

24. Киселев В.Г. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА В EXCEL 2007: Практикум. - Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2009. – 80 с.

25. MS Office 2007. Самоучитель, Сергеев, издательство Вильямс

26. MS Office 2007.Мюррей К.

27. Microsoft Office Excel 2007 Долженков В.А., Стученков А.Б.

28. Microsoft Office Excel 2007: профессиональное программирование на VBA, Джон Уокенбах

29. Microsoft Office Excel 2007. Библия пользователя, Джон Уокенбах

30. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel, 2-е исправленное издание 2007

Приложения Приложение А

А Кнопка «Office»

Приложение Б

Панели Excel 2007

Приложение В

Шаблон «Табель»

Средствами MS EXCEL в кадровой работе можно решать задачу «Учет использования рабочего времени». В основе решения этой задачи лежит создание таблицы Табель.

С целью упрощения создания таблиц типа Табель и их унификации разработаем шаблон следующего вида (рис.1):

Рис.1 Шаблон

Для вычисления количеств рабочих дней можно использовать следующие формулы:

Ø S12 – СУММ (C12:Q12)+СЧЁТЕСЛИ(C12:R12;"к")

Ø S13 – СУММ (C13:R13)

Ø S14 - СУММ(C14:R14)+СЧЁТЕСЛИ(C14:R14;"к")

Ø S15 - СУММ(C15:R15)

Система таблиц позволяет проводить анализ использования рабочего времени за разные периоды времени.

Для решения этой задачи в шаблон табеля надо добавить еще одну таблицу (рис. 2).

Рис. 2 Форма анализа данных

Приложение Г

IШаблон таблицы «Возраст и стаж работы"

На конкретную предметную область и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами. В данной работе был проведен анализ и оценка эффективности и надежности автоматизированной информационной системы «Бюджет», используемой в финансовом органе Сегежского муниципального района для организации исполнения бюджета в соответствии с действующим бюджетным...

Либо записываются на винчестер в виде самостоятельного файла. В связи с тем, что на подавляющем числе современных компьютеров устанавливается операционная система Windows, имеющая собственные ресурсы (Записная Книжка) и специализированное программное обеспечение, встроенные редакторы, например Norton Commander, самостоятельно практически не используются. В составе функций, характерных для...

Также невысока и обычно составляет около 100 кбайт/с. НКМЛ могут использовать локальные интерфейсы SCSI. Лекция 3. Программное обеспечение ПЭВМ 3.1 Общая характеристика и состав программного обеспечения 3.1.1 Состав и назначение программного обеспечения Процесс взаимодействия человека с компьютером организуется устройством управления в соответствии с той программой, которую пользователь...

№	Дата рождения	(полных лет)	Дата начала работы	Стаж работы (с долями года)
1
2	…	….	….	…
3
4
5
6
7

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Табличные процессоры

Введение

1. Табличные процессоры

1.4.2 Типы данных

1.4.3 Окно Excel

1.4.4 Функции Excel

2.1 Ведение рабочей книги

2.4 Оформление рабочих листов

2.4.1 Выбор шрифта

2.4.2 Форматирование чисел

2.4.3 Проверка орфографии

2.5 Табличные вычисления

2.6 Функции Excel

2.7 Создание диаграмм

Заключение

Литература

Введение

электронный таблица excel программный

Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным. То есть программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

создание многотабличных документов, объединенных формулами;

работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

создание итоговых и сводных таблиц;

использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

создание слайд-шоу;

решение оптимизационных задач;

решение экономических задач типа “что если” путем подбора параметров;

разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

1. Табличные процессоры

1.1 Характеристика табличных процессоров

Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием Budgeting Models and System Simulation. Концепцию дополнили в 1970 г. Пардо и Ландау, подавшие заявку на соответствующий патент (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого решения.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот табличный редактор для компьютера Apple II, превратил персональный компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для бизнеса.

Впоследствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса - SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric.

Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS программа Quattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любую вычислительную систему от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512 Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью.

В новой версии в верхней части экрана находится программируемое “быстрое меню”, один из пунктов которого позволяет переключаться между графическим и текстовым режимами. Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств:

удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме;

многооконный режим работы;

доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД;

хорошее качество печати входных документов;

легкость создания программы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных программ и т.д.

Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ; результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенных функций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции. Новыми для данной версии является поддержка дополнительных библиотек @-функций, разработанных независимыми поставщиками. Данный пакет включает программы линейного и нелинейного программирования. Оптимизационную модель можно записать на рабочий лист и работать с нею. Кроме обычных команд работы с базами данных, Quattro Pro умеет читать внешние Базы в форматах Paradox, dBase и Reflex, и искать в них нужную информацию.

SuperCalc это один из пакетов прикладных программ. Основное применение SuperCalc выполнение расчетов. Однако в силу своей гибкости он позволяет решать большинство финансовых и административных задач:

прогнозирование продаж, роста доходов;

анализ процентных ставок и налогов;

учет денежных чеков;

подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц;

бюджетные и статистические расчеты;

объединение таблиц;

сметные калькуляции.

SuperCalc выполняет арифметические, статистические, логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков, облегчая тем самым труд пользователя.

Таблицы SuperCalc могут иметь до 9999 строк и до 127 столбцов. Строки идентифицируются числами от 1 до 9999, а столбцы буквами от A до DW.

По умолчанию в памяти ЭВМ резервируется место для 2000 строк и 127 столбцов.

Ширина каждого столбца по умолчанию устанавливается равной 9 печатным позициям, но можно установить любую ширину столбца, внеся специальную команду. На экране существует активная клетка, которая всегда подсвечивается. Такая подсветка называется табличным курсором, который можно перемещать с помощью клавиатуры.

На экране дисплея в каждый момент можно наблюдать только 20 строк таблицы и 8 столбцов стандартной ширины.

Под двадцатой строкой размещаются так называемые служебные строки:

1) строка состояния (STATUS LINE), где автоматически отображаются содержимое, координаты активной клетки и др.

2) строка подсказки (PROMPT LINE), Где высвечивается информация об ошибках

3) строка ввода (ENTRY LINE), где высвечиваются символы, набираемые на клавиатуре.

4) строка помощи (HELP LINE). Она показывает назначение отдельных клавиш на клавиатуре ЭВМ.

При работе в SuperCalc выделяют три основных режима работы:

Режим электронной таблицы. Здесь активен только табличный курсор. Редактирующий курсор неподвижен и находится в исходной позиции строки ввода.

Режим ввода. Он устанавливается автоматически, с началом работы на клавиатуре.

Командный режим устанавливается несколькими способами. Наиболее распространенный способ перед набором команды нажимается “\”.

1.4.1 Понятие об Excel и его возможности

MS Excel одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов. Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.

1.4.2 Типы данных

Так как Excel программа, работающая с таблицами, то здесь оперируют различными данными. В электронных таблицах используют, как правило, следующие типы данных: текст это любая последовательность символов; число это числовая константа; формула это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций (Пример: =А5/Н8*12); функции это запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений (Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(А1: А4)).

1.4.3 Окно Excel

Оформление таблиц может быть самым разнообразным, возможности форматирования данных как в хорошем текстовом процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять таблицу с картинками и т.д.

Программа достаточно мощная, возможности ее, особенно в последних версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel может выполнять над табличными данными более 200. Excel программа многооконная, что позволяет нам одновременно загружать столько файлов, сколько позволит объем оперативной памяти компьютера. Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки цифрами. Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов. На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв АА, АВ и т.д. После запуска Excel содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панелей инструментов, строку формул и строку состояния (строка меню, панелей инструментов, строка формул, и строка состояния появляются на экране даже в том случае, если книга не видна). Все вместе эти пять областей называются "Рабочей областью Excel". После запуска Excel первой пока еще пустой книги дается имя Книга 1. Если в течении текущего сеанса работы будет открыта новая книга, то Excel назовет ее Книга 2. Книга Excel может содержать листы пяти типов: рабочие листы, листы диаграмм модули Visual Basic, листы диалогов и листы макросов Microsoft Excel. Окно книги составляет основную часть рабочей области. В нижней части окна книги размещаются кнопки прокрутки ярлыков листов, а в верхней части строка заголовка. Новая книга первоначально содержит 16 отдельных листов.

Чтобы просмотреть содержание книги, можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна. Две средние кнопки служат для прокрутки на один лист влево или вправо. Две крайние кнопки выполняют прокрутку к первому или последнему листу книги. Перечисленные кнопки прокрутки не активизируют листы книги. Чтобы сделать лист активным, следует после прокрутки ярлыков щелкнуть на листе. В правом конце строки заголовка окна книги находятся три кнопки для управления размерами окон: Свернуть, Развернуть и Закрыть .

Ячейка, находящаяся на пересечении строки и столбца, является основным элементом любого рабочего листа. Каждая ячейка занимает уникальное место на листе, может хранить и отображать информацию, имеет однозначные координаты, которые называются адресом ячейки или ссылкой. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца A и строки 1, имеет адрес A1. Ячейка на пересечении столбца Z и строки 100 имеет адрес Z100. Ссылки, являющиеся идентификаторами ячеек, бывают трех видов: абсолютные, относительные и смешанные. Абсолютные не изменяются, когда ячейки содержат формулы при копировании. В относительных ссылках адреса при копировании формул в другое место изменяются. Смешанные ссылки состоят из абсолютных и относительных. В тех случаях, когда необходимо, чтобы изменились координаты ячеек используют относительные ссылки, если необходимо, чтобы координаты не изменялись используют относительную ссылку, в иных случаях используют смешанные. В тех случаях, когда координаты следует делать, неизменными перед ними ставят знак “$”. Выделенную ячейку называют активной или текущей ячейкой, адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул. При 256 столбцах и 16384 строках рабочий лист содержит более 4 миллионов ячеек.

В окне Excel, как и в других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Она содержит девять пунктов: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка . Некоторые команды меню выделены обычным шрифтом (черным цветом), а некоторые выглядят блекло (серый цвет). Excel отслеживает состояние рабочего листа и позволяет выбрать только те команды, которые могут быть использованы в данной ситуации. Команды, представленные черным цветом, доступны для использования, а выделенные серым недоступны.

1.4.4 Функции Excel

Программа Excel содержит множество всевозможных функций. Наиболее обще их можно представить следующим образом:

Финансовая - здесь множество специальных функций, вычисляющих проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные обратные и родственные величины.

Дата и время - большинство ее функций ведает преобразованиями даты и времени в различные форматы. Две специальные функции сегодня и дата вставляют в ячейку текущую дату (первая) и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении любых изменений в таблицу. Такую ячейку необходимо иметь в бланках счетов, самых свежих прайс-листах, каких-нибудь типовых договорах.

Просмотр и ссылка - здесь находятся функции, позволяющие обратиться к массиву данных и получить из него самую разнообразную информацию номера столбцов и строк, в него входящих, их количество, содержимое нужного вам элемента массива, найти, в какой ячейке этого массива находится число или текст.

Математическая - вычисление математической величины: косинуса, логарифма и т.д.

Статистическая - общие функции использующиеся для вычисления средних значений наибольшего и наименьшего из числа для расчета распределения Стьюдента.

Ссылки и массивы вычисляют ссылки и массивы, значение диапазона, создание гипперссылки для сетевых и Web документов. Текстовые преобразование текстов в верхние и нижние регистры, образует символы, объединяет некоторые строки и т. д. Логические вычисления выражения выяснения значения истина или ложь.

Печать в Excel задаются не только горизонтальная, но вертикальная линия разбиения, что немаловажно при широких таблицах, которые вы хотели бы потом Склеить. Маркеры в виде пунктирных линий появятся выше и левее активной ячейки: они более жирнее и лучше различимы, чем маркеры мягкого разбиения. Чтобы убрать лишний маркер, нужно поставить курсор ниже или правее его и выбрать команду Убрать конец страницы из меню Вставка .

На страничке Поля диалогового окна Параметры страницы задается верхний и нижний боковые отступы, расположения таблицы на листе, а также местоположение колонтитула.

Страничка Колонтитулы предоставляет возможность задать колонтитулы. На страничке Лист можно указать программе, что линии сетки заголовки строк и столбцов печатать не следует. Здесь же задается область печати, интервал или список. В закладке Страница можно задать вертикальное или горизонтальное расположение таблиц на странице и масштаб. Excel позволяет печатать увеличенные или уменьшенные копии, когда таблица слишком широкая и не помещается на страницах, даже при ландшафтном расположении.

1.4.5 Пользовательский интерфейс Excel

Пользовательский интерфейс Excel аналогичен компонентам других интегрированных пакетов Microsoft office. Табличным процессором можно управлять с помощью команд из основного меню, команд из контекстного меню, панели инструментов и клавиатуры.

Загружается табличный процессор с помощью главного меню (программы MS Excel) выбором строки MS Excel в меню, либо с помощью папки Мой компьютер двойным щелчком по пиктограмме Excel. В верхней части окна Excel находится строка со стандартным заголовком, а ниже расположены основные элементы пользовательского интерфейса. Пользовательский интерфейс Excel довольно удобен. Он позволяет работать с данной программой даже пользователю, который не является профессиональным программистом. Вообще, удобный пользовательский интерфейс это выгодная отличительная черта операционной системы Windows. И то, что в настоящее время на рынке значительно преобладает продукция фирмы Microsoft наличие достаточно удобного пользовательского интерфейса играет здесь не последнюю роль.

При работе с Excel пользователю для выполнения каких либо действий не нужно набирать ту или иную команду, для выполнения достаточно просто щелкнуть мышкой на том или ином пункте меню или пиктограмме и действие выполниться. Работая с Excel достаточно легко можно найти любую функцию на панели инструментов или в главном меню, благодаря достаточно наглядному отображению.

В целом данная программа призвана максимально упростить работу бухгалтерам, финансистам, инженерам и другим работникам, которые в своей повседневной работе сталкиваются с необходимостью составления довольно сложных таблиц с проведением математических расчетов.

2. Некоторые приемы работы в Excel

После запуска программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов: строки заголовка, строки меню, панелей инструментов, строки ввода, рабочего листа, полос прокрутки, строки состояния.

2.1 Ведение рабочей книги

Microsoft Excel можно работать с 4 основными типами документов: электронной таблицей, рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей. Рабочий лист служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического предоставления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при решении специальных задач. Рабочая книга представляет собой эквивалент папки скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывается с 16 рабочими листами, однако, их число можно уменьшить. В книге можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п. Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами. Макротаблица это последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

2.2 Проектирование электронных таблиц

Любая электронная таблица состоит из заголовка таблицы, заголовков столбцов и информационной части.

В общем виде процесс проектирования электронных таблиц включает в себя следующие шаги:

ввод заголовка электронных таблиц;

ввод названий граф документа;

ввод исходных данных;

ввод расчетных формул;

форматирование электронных таблиц с целью придания ей профессионального вида;

подготовку электронной таблицы к печати и ее печать.

При необходимости электронные таблицы могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

2.3 Редактирование содержимого ячейки

Если в процессе работы в Excel, мы обнаружил ошибки, их необходимо отредактировать. Microsoft Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы двумя способами: набором новой информации поверх ошибочной или активизацией строки ввода и внесением необходимых изменений. Для активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется клавиша . При этом в левой части строки ввода появляются символы "Ввод" и "Отмена".

2.4 Оформление рабочих листов

2.4.1 Выбор шрифта

При работе возникает необходимость изменить шрифт или исполнение текста. Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки в меню Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты. Можно выбрать любой шрифт из предложенных списков. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне Пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.

В настоящее время для оформления таблиц и документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.

Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив , полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

2.4.2 Форматирование чисел

Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат/Ячейки, а в появившемся диалоге-вкладке Число. Выбирается в группе слева строки Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов, чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа 13. В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата. Во второй колонке вы видите, как будет выглядеть число в результате форматирования. Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать "решетку". Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировали как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

2.4.3 Проверка орфографии

В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис/Правописание. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте. Можно начать проверку при помощи клавиши . Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.

2.5 Табличные вычисления

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

2.6 Функции Excel

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операцией для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

B1+B2+B3+C4+C5+D2.

Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

СУММ(B1:B3;C4:C5;D2).

Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек, запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно во-первых, нагляднее, а во-вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так:

СУММ(А1;А2;А3;А4).

Или то же самое другим способом:

СУММ(А1:А4).

2.7 Создание диаграмм

Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольствие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные диаграммы и графики. Такую возможность дает Excel. В Excel есть два различных способа сохранения в памяти диаграмм, составленных по вашим числовым данным: это, во-первых, "внедрённые" диаграммы и, во-вторых, "диаграммные страницы". Внедрённые диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграммных страницах создаются новые графические файлы. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм, составляющего часть пакета Excel.

Заключение

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

Литература

"Информатика" Ткаченко В.М. учебное пособие (издат. ИНФО) 2005.

Практикум на ЭВМ. MS Excel: Учебное пособие для студентов заочной формы обучения. Платонов Д.О., Зубков В.Г. - М.: ГИНФО, 2005.

Гончаров Р.В., Красильникова О.В., Любимов М.Ф. Табличный процессор MS EXCEL. Лабораторный практикум. - Ростов-на-Дону; РГЭА, 2004.

Долженков В., Колесников Ю. Самоучитель MS EXCEL 2003. - СПб.

Марк Зайден. EXCEL 2000. - М.; Лаборатория Базовых Знаний, 2003.

Microsoft EXCEL “Help”.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Понятие электронных таблиц и табличных процессоров, их основные элементы. Типы данных и функции, используемых в электронных таблицах. Сравнительный обзор наиболее популярных табличных процессоров Microsoft Excel и OpenOffice Calc, области их применения.

реферат , добавлен 14.12.2010


Основные элементы электронной таблицы. Типы данных, используемых в электронных таблицах. Используемые типы функций. Области применения табличных процессоров. Обзор наиболее популярных табличных процессоров. Microsoft Excel, Open Office Calc.

курсовая работа , добавлен 21.11.2007


Исследование функциональных возможностей табличных процессоров в информационном обеспечении управления. Структура информационной системы на предприятии. Понятие электронных таблиц и табличных процессоров. Тенденции развития табличных процессоров.

курсовая работа , добавлен 15.03.2012


Определение назначения и области применения электронных таблиц и табличных процессоров. Особенности функционирования конкретных табличных процессоров: OpenOffice.org Calc, Microsoft Excel 2007, Zoho Sheet, EditGrid: интерфейс, вкладки, выпадающие списки.

дипломная работа , добавлен 01.01.2011


презентация , добавлен 13.08.2013


Назначение табличных процессоров. Форматирование шрифта, проверка орфографии, вставка объектов в редакторе Excel. Понятие функции, применение Мастера функций. Абсолютные и относительные адреса ячеек. Обработка данных средствами электронных таблиц.

реферат , добавлен 22.01.2012


Идея создания электронной таблицы, возникшая у студента Гарвардского университета Дэна Бриклина в 1979 г. Экранная копия VisiCalc - первая электронная таблица. Создание программ Lotus 1-2-3 и Excel. Основные функции современных табличных процессоров.

реферат , добавлен 23.11.2016


Основное назначение табличных процессоров - интерактивной системы обработки данных, в основе которой лежит двухмерная таблица. Компактность и высокое быстродействие Gnumeric. Достоинства табличного процессора QuattroPro. Файлы и шаблоны версий Excel.

реферат , добавлен 09.01.2017


Достоинства произведения расчетов при помощи электронных таблиц. Назначение табличных процессоров. Основные структурные элементы электронной таблицы. Описание функций табличной ячейки, особенности работы с ней. Что такое диапазон, классификация данных.

презентация , добавлен 10.11.2010


Табличный процессор Excel – самый популярный на сегодняшний день табличный редактор. Он позволяет легко оперировать с цифрами, обладает удобным интерфейсом, программное средство для проектирования электронных таблиц. Функции табличных процессоров.

Пример № 1 ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Достаточно часто при создании документа возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Этот фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе Word. Pad, необходимо включить растровый рисунок типа BMP, созданный в графическом редакторе Paint, а также таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором Excel, и пр. В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданные в различных приложениях. Такая ситуация может возникнуть и при использовании одного приложения. Например, создав векторные рисунки в приложении текстового процессора Word, вы их сохранили в файле, предполагая их дальнейшее использование. Далее вы в том же приложении набираете текст и в нужные места вставляете ранее созданные рисунки. Налицо фрагменты разного типа данных - текст и рисунок, хотя и созданные в одном приложении. Главное в рассмотренных примерах - это то, что документ, хотя и состоящий из разнотипных данных, никак внешне это не проявляет. Его можно печатать, хранить и производить с ним любые другие действия как с обычным документом, созданным в одной какой-нибудь среде и содержащим однотипные данные. Подобный документ получил название составного, или интегрированного документа. Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

Пример № 2 ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Понятие составного документа Достаточно часто при создании документа возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Этот фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе Word. Pad, необходимо включить растровый рисунок типа BMP, созданный в графическом редакторе Paint, а также таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором Excel, и пр. В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданные в различных приложениях. Такая ситуация может возникнуть и при использовании одного приложения. Например, создав векторные рисунки в приложении текстового процессора Word, вы их сохранили в файле, предполагая их дальнейшее использование. Далее вы в том же приложении набираете текст и в нужные места вставляете ранее созданные рисунки. Налицо фрагменты разного типа данных - текст и рисунок, хотя и созданные в одном приложении. Главное в рассмотренных примерах - это то, что документ, хотя и состоящий из разнотипных данных, никак внешне это не проявляет. Его можно печатать, хранить и производить с ним любые другие действия как с обычным документом, созданным в одной какой-нибудь среде и содержащим однотипные данные. Подобный документ получил название составного, или интегрированного документа. Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

Пример № 3 ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Понятие составного документа Достаточно часто при создании документа возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Этот фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе Word. Pad, необходимо включить растровый рисунок типа BMP, созданный в графическом редакторе Paint, а также таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором Excel, и пр. В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданные в различных приложениях. Такая ситуация может возникнуть и при использовании одного приложения. Например, создав векторные рисунки в приложении текстового процессора Word, вы их сохранили в файле, предполагая их дальнейшее использование. Далее вы в том же приложении набираете текст и в нужные места вставляете ранее созданные рисунки. Налицо фрагменты разного типа данных - текст и рисунок, хотя и созданные в одном приложении. Главное в рассмотренных примерах - это то, что документ, хотя и состоящий из разнотипных данных, никак внешне это не проявляет. Его можно печатать, хранить и производить с ним любые другие действия как с обычным документом, созданным в одной какой-нибудь среде и содержащим однотипные данные. Подобный документ получил название составного, или интегрированного документа. Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

Пример № 4 ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Понятие составного документа Достаточно часто при создании документа возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Этот фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе Word. Pad, необходимо включить растровый рисунок типа BMP, созданный в графическом редакторе Paint, а также таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором Excel, и пр. В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданные в различных приложениях. Такая ситуация может возникнуть и при использовании одного приложения. Например, создав векторные рисунки в приложении текстового процессора Word, вы их сохранили в файле, предполагая их дальнейшее использование. Далее вы в том же приложении набираете текст и в нужные места вставляете ранее созданные рисунки. Налицо фрагменты разного типа данных - текст и рисунок, хотя и созданные в одном приложении. Главное в рассмотренных примерах - это то, что документ, хотя и состоящий из разнотипных данных, никак внешне это не проявляет. Его можно печатать, хранить и производить с ним любые другие действия как с обычным документом, созданным в одной какой-нибудь среде и содержащим однотипные данные. Подобный документ получил название составного, или интегрированного документа. Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

Пример № 5 ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Достаточно часто при создании документа возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Этот фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе WORDPAD, необходимо включить растровый рисунок типа BMP, созданный в графическом редакторе PAINT, а также таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором EXCEL, и пр. В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданные в различных приложениях. Такая ситуация может возникнуть и при использовании одного приложения. Например, создав векторные рисунки в приложении текстового процессора WORD, вы их сохранили в файле, предполагая их дальнейшее использование. Далее вы в том же приложении набираете текст и в нужные места вставляете ранее созданные рисунки. Налицо фрагменты разного типа данных текст и рисунок, хотя и созданные в одном приложении. Главное в рассмотренных примерах - это то, что документ, хотя и состоящий из разнотипных данных, никак внешне это не проявляет. Его можно печатать, хранить и производить с ним любые другие действия как с обычным документом, созданным в одной какой-нибудь среде и содержащим однотипные данные. Подобный документ получил название составного, или интегрированного документа. Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

Пример № 6 ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Понятие составного документа Достаточно часто при создании документа возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Этот фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе Word. Pad, необходимо включить растровый рисунок типа BMP, созданный в графическом редакторе Paint, а также таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором Excel, и пр. В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданные в различных ПРИЛОЖЕНИЯХ. Такая ситуация может возникнуть и при использовании одного приложения. Например, Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Пример № 7 Введение ОГЛАВЛЕНИЕ Глава первая. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 1. 1 Параграф 1 1. 2 Параграф 2 1. 2. 1 Подпараграф 1 Глава вторая. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 2. 1 Параграф 1 2. 2 Параграф 2 2. 2. 1 Подпараграф 1 Заключение Список литературы Приложение Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Пример № 8 1. 1 Параграф 1 Глава первая. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ Достаточно часто при создании документа возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Этот фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе Word. Pad, необходимо включить растровый рисунок типа BMP, созданный в графическом редакторе Paint, а также таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором Excel, и пр. 1. 2 Параграф 2 1. 2. 1 Подпараграф 1 В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданные в различных приложениях. Такая ситуация может возникнуть и при использовании одного приложения. Например, создав векторные рисунки в приложении текстового процессора Word, вы их сохранили в файле, предполагая их дальнейшее использование. Глава вторая. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ Далее вы в том же приложении набираете текст и в нужные места вставляете ранее созданные рисунки. Налицо фрагменты разного типа данных - текст и рисунок, хотя и созданные в одном приложении. Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Пример № 8 Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ульяновский государственный технический университет Центр Открытого Образования ФИСТ КУРСОВАЯ РАБОТА «ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ГИПЕРТЕКСТОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ» Выполнил: студент гр. Лву-11 Иванова Мария Проверил: ст. преподаватель цикла «Прикладная лингвистика» Чамина О. Г. Ульяновск 2008 Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

ТЕКСТОВЫЕ И ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ Пример № 9 Понятие составного документа Достаточно часто при создании документа возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Этот фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе Word. Pad, необходимо включить растровый рисунок типа BMP, созданный в графическом редакторе Paint, а также таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором Excel, и пр. Главное в рассмотренных примерах - это то, что документ, хотя и состоящий из разнотипных данных, никак внешне это не проявляет. Его можно печатать, хранить и производить с ним любые другие действия как с обычным документом, созданным в одной какой-нибудь среде и содержащим однотипные данные. Подобный документ получил название составного, или интегрированного документа. Прикладная лингвистика ♦ Чамина Олеся Григорьевна ♦ o. chamina@ulstu. ru

1. Текстовые процессоры.

2. Возможности текстового процессора:

3. Табличные процессоры. Электронные таблицы.

Текстовые процессоры.

Среди наиболее распространенных программ выделяются программы обработки текстов . Они представляют собой приложения для создания, обработки, хранения и печати документов различной сложности. Функциональные возможности этих программ варьируются от простейших редакторов текстов, предназначенных для создания текстов простой структуры, до сложных издательских систем, позволяющих создавать документы для типографского издания. В зависимости от функциональных возможностей программные продукты обработки текстов принято делить на: редакторы текстов; редакторы документов; издательские системы.

Редакторы текстов предназначены для обработки простых текстов, в том числе текстов программ, написанных на языках программирования. Они обычно не являются самостоятельными программными продуктами, а встраиваются в соответствующие системы программирования или операционные системы и их оболочки, например, текстовый редактор Блокнот, встроенный в операционную систему Windows. К основным функциям этих редакторов относятся: набор и редактирование текста, просмотр текста, распечатка текста.

Достоинства редакторов текстов программ в том, что они проверяют синтаксис программ, написанных на конкретном языке программирования, облегчая пользователю поиск ошибок в программе. Иногда они совмещают в себе и функции отладки. В эту группу входят редакторы для языков Бейсик, Паскаль, Си и др. Эти редакторы можно использовать не только при работе с текстами программ, но и для подготовки небольших, несложных документов. Для более сложных и объемных документов, используются редакторы документов.

Редакторы документов предназначены для работы с текстом, имеющим структуру документа, т.е. состоящим из разделов, параграфов, абзацев, предложений, слов. Существует большой класс редакторов документов, например: Word Perfect, LaTex и др. Представителем данного класса является текстовый процессор Microsoft Word.

Важным элементом в текстовых документах является выделение смысловых фрагментов, таких как слово, предложение, абзац, колонтитул, колонцифра, колонки, стили оформления. Кратко опишем их.

Символ - это отдельный знак (литера) в тексте, ему в соответствие ставится код; для буквенных символов указывается национальная принадлежность.

Словом назовем часть текста между двумя пробелами. Чтобы подчеркнуть важную мысль, высказываемую в тексте, слово или несколько слов могут выделяться шрифтом.

Предложение - часть текста между двумя точками. Мелкие структурные элементы разбиваются на предложения. Чтобы передать оттенки настроения в предложениях, используют знаки препинания.

Абзац - часть текста между двумя символами перевод строки (в редакторах это соответствует нажатию клавиши Enter).

Если документ большой и предназначен для печати, то используются средства структурирования текста: главы, параграфы.

Названия глав и параграфов могут выноситься в колонтитулы. Колонтитулы - это надписи, появляющиеся на каждой странице текстового документа вверху или внизу (например, на каждой левой странице книги в колонтитуле может быть название главы, на каждой правой - название параграфа). Номер страницы - это разновидность колонтитула, называемая колонцифрой. В печатных документах вышеописанные приемы оформления текста называются форматированием.

Примечание - пояснение к отдельному слову или предложению, размещаемое в нижней части страницы.

Кадр - рамка, служащая для размещения текста, рисунка, таблицы; может обтекаться текстом.

Стиль - набор способов оформления фрагментов документа.

Раздел - отдельная часть документа, в пределах которой можно установить поля, колонтитулы.

Возможности текстового процессора:

В процессе подготовки документа в распоряжении пользователя имеется набор средств и процедур организации работы по вводу, редактированию и форматированию текста и встроенных объектов. К основным функциональным возможностям по работе с документом можно отнести: использование шрифтов различных размеров и начертаний символов и различных способов их выделения; установка параметров абзаца; задание междустрочных интервалов; проверка правописания и подбор синонимов; автоматическую нумерацию страниц; автоматический перенос слов на новую строку; поиск и замена слов; печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов); установка сносок; построение оглавлений, указателей; набор текста в несколько колонок; создание таблиц, рисунков и построение диаграмм; просмотр документов перед печатью; установка размеров бумажного носителя и параметров печати; отмена и повторение предыдущих действий пользователя; вставки полей с информацией стандартного типа (дата, время, авторские данные и т.д.); создание макрокоманд и гипертекстовых ссылок; включение в документ различных объектов (файлов, формул и др.); импорт документов, созданных в других приложениях и т.д.

Текстовый процессор предлагает также широкий выбор средств придания документу привлекательного внешнего вида: автоформатирование, применение стилей, библиотеки стилей и шаблонов документов. При помощи шаблонов можно автоматизировать процесс подготовки стандартных документов, таких, как: факсимильные сообщения, стандартная деловая переписка и документация. Предоставляется возможность работы со структурой документа, процедурой слияния, подготовки документов-форм.

Рассмотрим некоторые функциональные возможности текстового процессора Microsoft Word более подробно.

Проверка орфографии. В систему проверки орфографии включено множество новых слов: это, прежде всего, имена и фамилии.

Выбор нужного шрифта. В Word более удобно выбирать желаемый шрифт, который появляется в виде списка ниспадающего WYSIWYG-меню. Название шрифтов в списке воспроизводится самим этим шрифтом. Это позволяет быстро найти подходящую гарнитуру.

Множественный буфер обмена. Достоинством офисного пакета является наличие множественного буфера обмена, позволяющего размещать до 12 фрагментов данных (буфер обмена вызывается командой Вид Панели инструментов Буфер обмена ).

Темы оформления. Темы оформления предназначены для автоматизированного оформления Web-страниц. Темы оформления предлагают фоновые рисунки, а также определяют шрифт, кегль, формат и цвет текста. Все темы доступны в приложении FrontPage, предназначенного для создания Web-страниц, и могут редактироваться с его помощью. Аналогичные темы доступны в других приложениях Office, что позволяет разрабатывать документы в едином стиле.

Средства для создания Web-страниц. Мастер по созданию Web-страниц позволяет использовать общие темы оформления и средства навигации между страницами. Наличие шаблонов помогает строить профессиональные Web-страницы.

Интеграция с электронной почтой . Текстовый процессорWord предлагает возможности работы с электронной почтой. При использовании Wordкак редактора сообщений электронной почты пользователи получают возможности по использованию бланков, автоподписи почтовых сообщений и др.

Общая характеристика табличных процессоров

Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным. То есть программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

• создание и редактирование электронных таблиц;
• создание многотабличных документов;
• оформление и печать электронных таблиц;
• построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
• создание многотабличных документов, объединенных формулами;
• работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
• создание итоговых и сводных таблиц;
• использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
• создание слайд-шоу;
• решение оптимизационных задач;
• решение экономических задач типа “что – если” путем подбора параметров;
• разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж – Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

1.1.1 Quattro Pro

Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS программа Quattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любую вычислительную систему – от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512 Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью.

В новой версии в верхней части экрана находится программируемое “быстрое меню”, один из пунктов которого позволяет переключаться между графическим и текстовым режимами.

Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств:

удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме;

многооконный режим работы;

доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД;

хорошее качество печати входных документов;

легкость создания программы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных программ и т.д.

Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ; результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенных функций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции. Новыми для данной версии является поддержка дополнительных библиотек @-функций, разработанных независимыми поставщиками. Данный пакет включает программы линейного и нелинейного программирования. Оптимизационную модель можно записать на рабочий лист и работать с нею.

Кроме обычных команд работы с базами данных, Quattro Pro умеет читать внешние Базы в форматах Paradox, dBase и Reflex, и искать в них нужную информацию.

SuperCalc – это один из пакетов прикладных программ. Основное применение SuperCalc – выполнение расчетов. Однако в силу своей гибкости он позволяет решать большинство финансовых и административных задач:

прогнозирование продаж, роста доходов;

анализ процентных ставок и налогов;

учет денежных чеков;

подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц;

бюджетные и статистические расчеты;

объединение таблиц;

сметные калькуляции.

SuperCalc выполняет арифметические, статистические, логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков, облегчая тем самым труд пользователя.

Таблицы SuperCalc могут иметь до 9999 строк и до 127 столбцов. Строки идентифицируются числами от 1 до 9999, а столбцы буквами от A до DW.

По умолчанию в памяти ЭВМ резервируется место для 2000 строк и 127 столбцов.

Ширина каждого столбца по умолчанию устанавливается равной 9 печатным позициям, но можно установить любую ширину столбца, внеся специальную команду. На экране существует активная клетка, которая всегда подсвечивается.

Такая подсветка называется табличным курсором, который можно перемещать с помощью клавиатуры.

На экране дисплея в каждый момент можно наблюдать только 20 строк таблицы и 8 столбцов стандартной ширины.

Под двадцатой строкой размещаются так называемые служебные строки:

1 – строка состояния (STATUS LINE), где автоматически отображаются содержимое, координаты активной клетки и др.

2 – строка подсказки (PROMPT LINE), Где высвечивается информация об ошибках

3 – строка ввода (ENTRY LINE), где высвечиваются символы, набираемые на клавиатуре.

4 – строка помощи (HELP LINE). Она показывает назначение отдельных клавиш на клавиатуре ЭВМ.

При работе в SuperCalc выделяют три основных режима работы:

Режим электронной таблицы. Здесь активен только табличный курсор. Редактирующий курсор неподвижен и находится в исходной позиции строки ввода.

Режим ввода. Он устанавливается автоматически, с началом работы на клавиатуре.

Командный режим устанавливается несколькими способами. Наиболее распространенный способ – перед набором команды нажимается команда с символом “\”.

1.1.3.1 Понятие об Excel и его возможности

MS Excel – одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных – программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.

1.1.3.2 Типы данных

Так как Excel – программа, работающая с таблицами, то здесь оперируют различными данными. В электронных таблицах используют, как правило, следующие типы данных: текст – это любая последовательность символов; число – это числовая константа; формула – это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций (Пример: =А5/Н8*12); функции – это запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений (Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(А1: А4)).

1.1.3.3 Окно Excel

Оформление таблиц может быть самым разнообразным, возможности форматирования данных – как в хорошем текстовом процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять таблицу с картинками и т.д.

Программа достаточно мощная, возможности ее, особенно в последних версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel может выполнять над табличными данными более 200.

Excel – программа многооконная, что позволяет нам одновременно загружать столько файлов, сколько позволит объем оперативной памяти компьютера. Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки – цифрами. Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком – это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов. На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв АА, АВ и т.д.

После запуска Excel содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше панелей инструментов, строку формул и строку состояния (строка меню, панелей инструментов, строка формул, и строка состояния появляются на экране даже в том случае, если книга не видна). Все вместе эти пять областей называются “Рабочей областью Excel”. После запуска Excel первой пока еще пустой книги дается имя Книга 1. Если в течении текущего сеанса работы будет открыта новая книга, то Excel назовет ее Книга 2. Книга Excel может содержать листы пяти типов: рабочие листы, листы диаграмм модули Visual Basic, листы диалогов и листы макросов Microsoft Excel.

Окно книги составляет основную часть рабочей области. В нижней части окна книги размещаются кнопки прокрутки ярлыков листов, а в верхней части – строка заголовка. Новая книга первоначально содержит 16 отдельных листов.

Чтобы просмотреть содержание книги, можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна. Две средние кнопки служат для прокрутки на один лист влево или вправо. Две крайние кнопки выполняют прокрутку к первому или последнему листу книги. Перечисленные кнопки прокрутки не активизируют листы книги. Чтобы сделать лист активным, следует после прокрутки ярлыков щелкнуть на листе. В правом конце строки заголовка окна книги находятся три кнопки для управления размерами окон: Свернуть, Развернуть и Закрыть.

Ячейка, находящаяся на пересечении строки и столбца, является основным элементом любого рабочего листа. Каждая ячейка занимает уникальное место на листе, может хранить и отображать информацию, имеет однозначные координаты, которые называются адресом ячейки или ссылкой. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца A и строки 1, имеет адрес A1. Ячейка на пересечении столбца Z и строки 100 имеет адрес Z100. Ссылки, являющиеся идентификаторами ячеек, бывают трех видов: абсолютные, относительные и смешанные. Абсолютные не изменяются, когда ячейки содержат формулы при копировании. В относительных ссылках адреса при копировании формул в другое место изменяются. Смешанные ссылки состоят из абсолютных и относительных. В тех случаях, когда необходимо, чтобы изменились координаты ячеек используют относительные ссылки, если необходимо, чтобы координаты не изменялись используют относительную ссылку, в иных случаях используют смешанные. В тех случаях, когда координаты следует делать, неизменными перед ними ставят знак “$”. Выделенную ячейку называют активной или текущей ячейкой, адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул. При 256 столбцах и 16384 строках рабочий лист содержит более 4 миллионов ячеек.

В окне Excel, как и в других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Она содержит девять пунктов: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка. Некоторые команды меню выделены обычным шрифтом (черным цветом), а некоторые выглядят блекло (серый цвет). Excel отслеживает состояние рабочего листа и позволяет выбрать только те команды, которые могут быть использованы в данной ситуации. Команды, представленные черным цветом, доступны для использования, а выделенные серым – недоступны.

Для некоторых команд в меню имеется список дополнительных команд, называемый подчиненным меню или подменю. Контекстное меню содержит только те команды, которые могут применятся к элементу. Для которого активизировано меню. Контекстное меню обеспечивает удобный и быстрый доступ к нужным командам. Чуть ниже находятся панели инструментов, они значительно облегчают работу в Excel, позволяя оперативно, за счет быстрого доступа, использовать ту или иную функцию. В нижней части рабочей области Excel находится строка с ярлыками листов, позволяющая то в каком листе мы в данный момент находимся. Под строкой ярлыков находится строка состояния, которая отражает состояние программы в момент работы с Excel.

1.1.3.4 Функции Excel

Программа Excel содержит множество всевозможных функций. Наиболее обще их можно представить следующим образом:

Финансовая – здесь множество специальных функций, вычисляющих проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные обратные и родственные величины.

Дата и время – большинство ее функций ведает преобразованиями даты и времени в различные форматы. Две специальные функции сегодня и дата вставляют в ячейку текущую дату (первая) и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении любых изменений в таблицу. Такую ячейку необходимо иметь в бланках счетов, самых свежих прайс-листах, каких-нибудь типовых договорах.

Просмотр и ссылка – здесь находятся функции, позволяющие обратиться к массиву данных и получить из него самую разнообразную информацию – номера столбцов и строк, в него входящих, их количество, содержимое нужного вам элемента массива, найти, в какой ячейке этого массива находится число или текст.

Математическая – вычисление математической величины: косинуса, логарифма и т.д.

Статистическая – общие функции использующиеся для вычисления средних значений наибольшего и наименьшего из числа для расчета распределения стьюдента.

Текстовые – преобразование текстов в верхние и нижние регистры, образует символы, объединяет некоторые строки и т. д.

Логические – вычисления выражения выяснения значения истина или ложь.

Проверка свойств и значений – возвращение из Excel в Windows информации о текущем статусе ячейки, объекта или среды.

Печать – в Excel задаются не только горизонтальная, но вертикальная линия разбиения, что немаловажно при широких таблицах, которые вы хотели бы потом Склеить. Маркеры в виде пунктирных линий появятся выше и левее активной ячейки: они более жирнее и лучше различимы, чем маркеры мягкого разбиения. Чтобы убрать лишний маркер, нужно поставить курсор ниже или правее его и выбрать команду Убрать конец страницы из меню Вставка.

На страничке Поля диалогового окна Параметры страницы задается верхний и нижний боковые отступы, расположения таблицы на листе, а также местоположение колонтитула.

Страничка Колонтитулы предоставляет возможность задать колонтитулы.

На страничке Лист можно указать программе, что линии сетки заголовки строк и столбцов печатать не следует. Здесь же задается область печати, интервал или список.

В закладке Страница можно задать вертикальное или горизонтальное расположение таблиц на странице и масштаб. Excel позволяет печатать увеличенные или уменьшенные копии, когда таблица слишком широкая и не помещается на страницах, даже при ландшафтном расположении.

1.1.3.5 Пользовательский интерфейс Excel

Пользовательский интерфейс Excel аналогичен компонентам других интегрированных пакетов Microsoft office.

Табличным процессором можно управлять с помощью команд из основного меню, команд из контекстного меню, панели инструментов и клавиатуры.

Загружается табличный процессор с помощью главного меню (программы MS Excel) выбором строки MS Excel в меню, либо с помощью папки Мой компьютер двойным щелчком по пиктограмме Excel.

В верхней части окна Excel находится строка со стандартным заголовком, а ниже расположены основные элементы пользовательского интерфейса. Пользовательский интерфейс Excel довольно удобен. Он позволяет работать с данной программой даже пользователю, который не является профессиональным программистом. Вообще, удобный пользовательский интерфейс – это выгодная отличительная черта операционной системы Windows. И то, что в настоящее время на рынке значительно преобладает продукция фирмы Microsoft наличие достаточно удобного пользовательского интерфейса играет здесь не последнюю роль.

При работе с Excel пользователю для выполнения каких – либо действий не нужно набирать ту или иную команду, для выполнения достаточно просто щелкнуть мышкой на том или ином пункте меню или пиктограмме и действие выполниться. Работая с Excel достаточно легко можно найти любую функцию на панели инструментов или в главном меню, благодаря достаточно наглядному отображению.

В целом данная программа призвана максимально упростить работу бухгалтерам, финансистам, инженерам и другим работникам, которые в своей повседневной работе сталкиваются с необходимостью составления довольно сложных таблиц с проведением математических расчетов.

2 Некоторые приемы работы в Excel

После запуска программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов: строки заголовка, строки меню, панелей инструментов, строки ввода, рабочего листа, полос прокрутки, строки состояния.

2.1 Ведение рабочей книги

Microsoft Excel можно работать с 4 основными типами документов: электронной таблицей, рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий лист служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического предоставления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при решении специальных задач.

Рабочая книга представляет собой эквивалент папки – скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывается с 16 рабочими листами, однако, их число можно уменьшить. В книге можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

Макротаблица – это последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

2.2 Проектирование электронных таблиц

Любая электронная таблица состоит из заголовка таблицы, заголовков столбцов и информационной части.

В общем виде процесс проектирования электронных таблиц включает в себя следующие шаги:

ввод заголовка электронных таблиц;

ввод названий граф документа;

ввод исходных данных;

ввод расчетных формул;

форматирование электронных таблиц с целью придания ей профессионального вида;

подготовку электронной таблицы к печати и ее печать.

При необходимости электронные таблицы могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

2.3 Редактирование содержимого ячейки

В процессе работы в Excel, если мы обнаружил ошибки, их необходимо отредактировать. Microsoft Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы двумя способами: набором новой информации поверх ошибочной или активизацией строки ввода и внесением необходимых изменений. Для активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется клавиша . При этом в левой части строки ввода появляются символы “Ввод” (Ц) и “Отмена” (X).

Оформление рабочих листов

2.4.1 Выбор шрифта

При работе возникает необходимость изменить шрифт или исполнение текста. Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки в меню Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты. Можно выбрать любой шрифт из предложенных списков. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне Пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.

В настоящее время для оформления таблиц и документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание – это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.

Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив , полужирный или с подчёркиванием . Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

2.4.2 Цвета и узоры

В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.

2.4.3 Форматирование чисел

Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат/Ячейки, а в появившемся диалоге-вкладке Число. Выбирается в группе слева строки Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов, чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа 13. В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата. Во второй колонке вы видите, как будет выглядеть число в результате форматирования.

Формат Результат

0.000,00 0.013,00

Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать "решетку". Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировали как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

2.4.4 Проверка орфографии

В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис/Правописание. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте. Можно начать проверку при помощи клавиши . Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.

2.5 Операторы

Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице.

Оператор Функция Пример

Сложение =A1+1

Вычитание =4-С4

* умножение =A3*X123

/ деление =D3/Q6

% процент =10%

2.5.1 Текстовый оператор соединения

Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз в ручную даты – программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.

2.6 Табличные вычисления

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); – (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

2.7 Функции Excel

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операцией для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =B1+B2+B3+C4+C5+D2.

Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется, что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом: =СУММ(B1:B3;C4:C5;D2). Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек, запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно во-первых, нагляднее, а во-вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ(А1;А2;А3;А4). Или то же самое другим способом: =СУММ(А1:А4).

2.8 Создание диаграмм

Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольствие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные диаграммы и графики. Такую возможность дает Excel. В Excel есть два различных способа сохранения в памяти диаграмм, составленных по вашим числовым данным: это, во-первых, "внедрённые" диаграммы и, во-вторых, "диаграммные страницы". Внедрённые диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграммных страницах создаются новые графические файлы. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм, составляющего часть пакета Excel.

2.8.1 Панель инструментов диаграмм

Диаграммы можно создавать не только с помощью Мастера диаграмм, но и это можно делать и другим способом – даже более быстро с помощью панели инструментов Диаграмма. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью меню Вид/Панели инструментов.

Пример: Введём любые данные на основе которых можно построить диаграмму. Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изображением стрелки, направленной вниз, чтобы открыть список типов диаграмм. Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольник необходимого размера, запускаем Мастер диаграмм.

Если нужно создать диаграмму на отдельном листе, то надо выбрать строку Диаграмма в поле Создать. После короткого диалога с Мастером диаграмм будет создан отдельный рабочий лист.

2.9 Профессиональное оформление

Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые линии, дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов, что никто не будет подозревать, что они выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора.

Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.

2.10 Обмен данными

Во всех программах, написанных для операционной системы Windows, пользователь может пользоваться ее буфером обмена (Clipboard), он представляет особую область памяти, представляемой операционной средой в распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая например в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу, которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер, используя для этого команду меню Правка/Копировать, либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel, либо иная программа может вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка/Вставить или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

2.11 Экспорт

Excel может хранить рабочие листы в памяти в различных форматах. Чтобы задать свой формат, нужно выбрать команду меню Файл/ Сохранить как, где есть поле Тип файла. Там имеется список форматов, в которые Excel может преобразовать свои файлы.

3 Создание электронной таблицы

Создание заголовка таблицы

Устанавливаем курсор в ячейку С1 и набираем “ Ведомость остатков материалов”. Нажимаем на панели инструментов кнопку ”Ж”

Создание шапки таблицы

Устанавливаем курсор в ячейку А3 и вводим №

Перемещаем курсор в ячейку B3 и вводим Наимен.

Установив курсор в ячейку C3 и вводим Ед.

По вышеописанному признаку пишем все остальные заголовки столбцов.

Выделение шапки таблицы жирным шрифтом

Выделяем созданную шапку таблицы

Нажимаем кнопку “Ж”

Заполнение таблицы данными

Устанавливаем курсор в ячейку А5 и вводим номер (1)

Перемещаем курсор по строке, вводим новые данные в зависимости от номера.

Устанавливаем каждый раз курсор в начало новой строки, повторяем действия текущих пунктов, занося все остальные данные.

Выравнивание заголовков таблицы по центру

Выделяем нужные столбцы, установив курсор на букву “В” в заголовке столбцов, нажимаем левую кнопку мыши, перемещая курсор до буквы “Е”, и отпускаем левую кнопку мыши.

Нажимаем кнопку выравнивания.

Прорисуем линии сетки и обведем всю таблицу жирной линией

Выделяем созданную таблицу: устанавливаем курсор в ячейку А3, нажимаем левую кнопку мыши, перемещаем указатель мыши в ячейку Е25 и отпускаем левую кнопку мыши.

На панели инструментов находим значок “Линии сетки”, щелкаем на треугольнике, находящемся рядом, выбираем пункт, изображающий рисование всех линий сетки, а потом пункт изображающий жирную линию вокруг всей таблицы.

Сохраняем созданную таблицу и выходим из программы Exсel

Выполняем команду Файл/Выход.

Урожайность культур по хозяйству